預(yù)算與成本管理
工程項(xiàng)目盈虧狀況的隨時掌控，對于公司和項(xiàng)目經(jīng)理來說，都是一件很棘手的事情。但只有在施工過程中把項(xiàng)目成本控制住了，最后的贏利才可預(yù)期。
在項(xiàng)目成本管理信息化不強(qiáng)的情況下，無法實(shí)現(xiàn)實(shí)時動態(tài)成本控制，往往是在工程進(jìn)行到某一時刻或工程的關(guān)鍵里程碑結(jié)束后甚至工程項(xiàng)目整體竣工后，才可以進(jìn)行對比，還要耗用一定的人力和時間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。所以反映工程的盈虧狀況往往是滯后的，得到工程的盈虧結(jié)果對工程成本的管理通常只能是經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)。
而在當(dāng)今計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)飛速發(fā)展的今天，完全可以工程完工后的成本核算工作提前到工程施工的正在進(jìn)行過程中，建文成本管理系統(tǒng)，貫穿于項(xiàng)目管理活動的全過程和每個方面，從項(xiàng)目投標(biāo)階段開始到施工準(zhǔn)備、現(xiàn)場施工、直至竣工驗(yàn)收，在整個工程建設(shè)過程中進(jìn)行實(shí)時動態(tài)的成本監(jiān)控與分析。
♦成本分解結(jié)構(gòu)（CBS）
CBS：成本結(jié)構(gòu)分解；CBS是成本預(yù)算的一種方法，作用是對項(xiàng)目成本構(gòu)成進(jìn)行分解與維護(hù)，系統(tǒng)可根據(jù)企業(yè)成本結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)以及工程專業(yè)要求，可自定義靈活設(shè)置成本管理階段與成本科目。
♦預(yù)算WBS分解
預(yù)算WBS的創(chuàng)建方法主要有以下兩種：
(1)類比方法。參考類似項(xiàng)目的預(yù)算WBS，引用、修改原有的預(yù)算WBS，形成新項(xiàng)目的預(yù)算WBS；此種方法最常用，也最便捷，建文軟件提供預(yù)算WBS模板，方便引用或者修改。
(2)自上而下的方法。從項(xiàng)目的目標(biāo)成本開始，逐級分解項(xiàng)目任務(wù)；此種方法適合全新的預(yù)算項(xiàng)目，以往沒有類似的分解。
創(chuàng)建WBS時需要滿足以下幾點(diǎn)基本要求：
(1)某項(xiàng)任務(wù)應(yīng)該在WBS中的一個地方且只應(yīng)該在WBS中的一個地方出現(xiàn)。
(2)WBS中某項(xiàng)任務(wù)的內(nèi)容是其下所有WBS項(xiàng)的總和。
(3)一個WBS項(xiàng)只能由一個人負(fù)責(zé)，即使許多人都可能在其上工作，也只能由一個人負(fù)責(zé)，其他人只能是參與者。
(4)WBS必須與實(shí)際工作中的執(zhí)行方式一致。
(5)大型、復(fù)雜項(xiàng)目的WBS的層次不超過10層，多于20層是過度的。
♦施工預(yù)算（目標(biāo)成本）
通過成本計(jì)劃把目標(biāo)成本層層分解，落實(shí)到施工過程的每個環(huán)節(jié)，不但可調(diào)動全體員工的積極性，更是控制成本的有效手段。系統(tǒng)能夠自定義多種類型的項(xiàng)目預(yù)算模板，可以在進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算編制時，由用戶來選擇相似的模板。并在模板的基礎(chǔ)上，對預(yù)算項(xiàng)、單價等信息進(jìn)行修改。
“施工預(yù)算”屬直接成本預(yù)算，也叫做“目標(biāo)成本”、“合同重置價”、“二次預(yù)算”或者叫做“精算”，一般由企業(yè)預(yù)算部門編制?！笆┕ゎA(yù)算”是在“合同預(yù)算”（中標(biāo)預(yù)算）的基礎(chǔ)上，按照一定的費(fèi)用降低額度（內(nèi)部控制價或企業(yè)內(nèi)部定額）編制的工程預(yù)算，它是工程企業(yè)內(nèi)部文件，是企業(yè)與項(xiàng)目部之間的工程費(fèi)用的核算標(biāo)準(zhǔn)，是項(xiàng)目部預(yù)測所承接項(xiàng)目的盈虧依據(jù)，是單位工程或分部分項(xiàng)工程）施工所需的人工、材料和施工機(jī)械臺班消耗數(shù)量的標(biāo)準(zhǔn)，也是制定成本指標(biāo)的基礎(chǔ)。
施工預(yù)算反映企業(yè)個別勞動量與社會平均勞動量之間的差別，是控制成本開支，進(jìn)行成本分析和班組經(jīng)濟(jì)核算的依據(jù)。
施工預(yù)算內(nèi)容包括：①分層、分部位、分項(xiàng)工程的工程量指標(biāo)；②分層、分部位、分項(xiàng)工程所需人工、材料、機(jī)械臺班消耗量指標(biāo)；③按人工工種、材料種類、機(jī)械類型分別計(jì)算的消耗總量；④按人工、材料和機(jī)械臺班的消耗總量分別計(jì)算的人工費(fèi)、材料費(fèi)和機(jī)械臺班費(fèi)，以及按分項(xiàng)工程和單位工程計(jì)算的直接費(fèi)。
系統(tǒng)支持從外部文件導(dǎo)入預(yù)算WBS、資源和工程量。外部導(dǎo)入的方法，主要是將報（計(jì)）價軟件的預(yù)算數(shù)據(jù)另存為Excel文件格式，再通過外部導(dǎo)入功能，將預(yù)算數(shù)據(jù)（Excel文件格式）導(dǎo)入到本系統(tǒng)中。對于從外部導(dǎo)入的預(yù)算，還支持導(dǎo)入的資源同本系統(tǒng)中維護(hù)的資源庫中的資源進(jìn)行映射，以達(dá)到任何預(yù)算軟件做出的預(yù)算結(jié)果都能應(yīng)用到本系統(tǒng)中來。
在預(yù)算完成后，進(jìn)行預(yù)算鎖定，以區(qū)別在后續(xù)項(xiàng)目進(jìn)行中所發(fā)生的預(yù)算變更。
♦預(yù)算變更
支持外部變更（合同變更）和內(nèi)部變更兩種模式。
(1)外部變更是由業(yè)主、甲方、設(shè)計(jì)院等提出的變更，系統(tǒng)將依據(jù)承包合同做變更合同，變更的事項(xiàng)分為任務(wù)變更、價款變更、任務(wù)和價款同時變更三種模式。
(2)內(nèi)部預(yù)算變更：當(dāng)預(yù)算與實(shí)際不符時，應(yīng)當(dāng)首先變更預(yù)算，然后才允許實(shí)際的發(fā)生；內(nèi)部預(yù)算變更是由企業(yè)內(nèi)部的預(yù)算部門提出的變更，是在工程進(jìn)行一段時期后，對前期預(yù)算的校正，使之更符合實(shí)際發(fā)生。
♦施工報量
由項(xiàng)目部、各分包施工單位定期上報項(xiàng)目工程實(shí)際完工進(jìn)度和實(shí)際的人、材、機(jī)消耗，并提供施工完工現(xiàn)場的圖片或視頻、影像文件。
施工報量形成兩類數(shù)據(jù)：
(1)實(shí)際成本：由上報的分層、分部位、分項(xiàng)工程所需人工、材料、機(jī)械臺班消耗量，系統(tǒng)自動計(jì)算出分部分項(xiàng)工程的實(shí)際成本；若分層、分部分項(xiàng)實(shí)際成本超預(yù)算，則觸發(fā)系統(tǒng)自動預(yù)警；
(2)實(shí)際進(jìn)度：由上報的實(shí)際完成量，形成實(shí)際進(jìn)度；若分層、分部分項(xiàng)實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度不符，則觸發(fā)系統(tǒng)自動預(yù)警。
♦間接成本管理
間接成本，是指施工費(fèi)用發(fā)生時，不能或不便于直接計(jì)入某一成本計(jì)算對象，而需先按發(fā)生項(xiàng)目或用途加以歸集，待月終選擇一定的分配方法進(jìn)行分配后才計(jì)入有關(guān)項(xiàng)目成本計(jì)算對象的費(fèi)用，如：管理人員的工資、規(guī)費(fèi)、設(shè)備折舊、租賃費(fèi)、水電費(fèi)、辦公費(fèi)、招待費(fèi)等，通常屬于間接計(jì)入成本，停工損失一般也屬于間接計(jì)入成本。
(1)間接成本預(yù)算：首先由企業(yè)相關(guān)部門分項(xiàng)目編制各成本科目的間接成本的預(yù)算，形成該項(xiàng)目的總預(yù)算；然后分?jǐn)偟矫總€月，形成該項(xiàng)目的月度預(yù)算。
(2)間接成本的采集——預(yù)報銷：由于工程企業(yè)的項(xiàng)目基本都是在外地甚至是國外，間接成本的票據(jù)很難及時送交公司核銷，往往上一筆備用金的賬未清，下一筆借支的備用金又要發(fā)生，違反了財(cái)務(wù)的“前賬未清，后賬不借”的原則。
建文軟件首創(chuàng)的“預(yù)報銷”管理模式，把傳統(tǒng)的報銷分解為兩步：預(yù)報銷和報銷；成功解決間接成本報銷的時效性問題。
系統(tǒng)采用的具體方法是：第一步：在報銷票據(jù)未送交公司前，可由項(xiàng)目部每月（如：每月25日前）依據(jù)相應(yīng)票據(jù)通過系統(tǒng)向公司上報相應(yīng)的間接費(fèi)用（間接費(fèi)用預(yù)報銷額度若超過月度預(yù)算則觸發(fā)系統(tǒng)報警），公司相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，則該筆備用金預(yù)報銷完成（意味著可以申請下一筆備用金了）；第二步：待報銷票據(jù)送交公司財(cái)務(wù)后，財(cái)務(wù)人員依據(jù)票據(jù)對系統(tǒng)中預(yù)報銷的記錄進(jìn)行核銷。
♦成本控制
系統(tǒng)提供在WBS的樹型節(jié)點(diǎn)上進(jìn)行成本控制管理。首先在WBS節(jié)點(diǎn)上放置時間信息，同進(jìn)度計(jì)劃結(jié)合起來。然后把施工預(yù)算和實(shí)際成本按WBS拆分到工程細(xì)部節(jié)點(diǎn)上。這樣在WBS節(jié)點(diǎn)上即有進(jìn)度計(jì)劃時間，又有施工預(yù)算和人材機(jī)工程實(shí)際消耗成本。實(shí)時對比工程的計(jì)劃和實(shí)際完成情況，動態(tài)的查看“三算對比”（合同預(yù)算、施工預(yù)算劃成本、實(shí)際成本），隨時了解項(xiàng)目部工程的收入和盈虧情況。
通過成本控制系統(tǒng)，把各個業(yè)務(wù)模塊中的需要進(jìn)行成本控制的審批點(diǎn)、預(yù)警點(diǎn)，集成到統(tǒng)一的控制平臺，在這個平臺中可以隨時調(diào)用分部分項(xiàng)的預(yù)算數(shù)據(jù)、需求計(jì)劃數(shù)據(jù)，作為審批的依據(jù)。如項(xiàng)目部向公司提交物資需求計(jì)劃時，系統(tǒng)會自動比較施工預(yù)算的資源預(yù)算量，若物資需求計(jì)劃超預(yù)算或者是預(yù)算外物資，則系統(tǒng)在審批時會自動預(yù)警給相應(yīng)的審批人，做到審批有依據(jù)，超量有預(yù)警。
換言之，系統(tǒng)可控制到每一筆成本費(fèi)用都要自動核對有無相對應(yīng)的預(yù)算收入，是否支大于收，是否預(yù)算漏項(xiàng)，并按實(shí)時進(jìn)行“三算”對比分析，以便項(xiàng)目部、公司管理人員實(shí)時探索成本節(jié)超原因，在過程中糾正項(xiàng)目成本不利偏差，提高項(xiàng)目成本的降低水平。
(1)系統(tǒng)的成本控制流程如圖，首先，根據(jù)施工承包合同，編制施工預(yù)算，包括各分布分項(xiàng)的工程量清單、資源清單，然后套企業(yè)定額，形成施工預(yù)算；
(2)項(xiàng)目部定期向公司進(jìn)行施工報量，上報實(shí)際完成的工程量和完成這些工程量所消耗的人工費(fèi)、材料費(fèi)、機(jī)械費(fèi)，系統(tǒng)自動統(tǒng)計(jì)產(chǎn)生實(shí)際成本。
(3)系統(tǒng)通過合同預(yù)算、施工預(yù)算、實(shí)際成本進(jìn)行總體和分部分項(xiàng)WBS級的“三算對比”和預(yù)警，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目過程中對成本的控制。
♦成本核算
在施工預(yù)算的控制之下，按照項(xiàng)目的分部、分項(xiàng)工程，逐級進(jìn)行成本的核算，可靈活核算工程項(xiàng)目截至目前的總成本和分部、分項(xiàng)成本；系統(tǒng)按照直接費(fèi)、間接費(fèi)、等成本要素分類匯總、統(tǒng)一核算，自動生成項(xiàng)目的各項(xiàng)實(shí)際成本。
♦成本分析
成本分析對各種成本（包括人工費(fèi)、材料費(fèi)、機(jī)械費(fèi)等直接成本和間接成本）進(jìn)行分析、管理和歸集。系統(tǒng)地研究成本變動因素，檢查成本計(jì)劃的合理性，通過分析，深入揭示成本變動規(guī)律，研究降低項(xiàng)目成本的途徑。
分析成本相關(guān)數(shù)據(jù)，改進(jìn)成本管理：項(xiàng)目施工過程中每一個成本核算期間結(jié)束后，預(yù)算人員或項(xiàng)目部人員分別從不同角度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析當(dāng)前項(xiàng)目成本管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，找出漏洞，采取改進(jìn)措施，力爭實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃成本期間目標(biāo)和項(xiàng)目總體成本計(jì)劃目標(biāo)，確保項(xiàng)目盈利。在系統(tǒng)中，各級領(lǐng)導(dǎo)可以隨時查詢從不同角度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析的項(xiàng)目成本管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，為管理決策活動提供豐富、準(zhǔn)確、實(shí)時的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)支持，從而快速、有效的改善成本狀況。
動態(tài)三算分析：建文工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)的成本分析體系包括：與業(yè)主形成的合同預(yù)算，與項(xiàng)目經(jīng)理部形成的施工預(yù)算（目標(biāo)成本），以及項(xiàng)目實(shí)施過程中的實(shí)際成本；通過以上“三算”，繼而形成成本的控制、核算與分析體系。
“三算”之間的控制或參考關(guān)系，體現(xiàn)了公司到項(xiàng)目部之間不同的管理力度。
“合同預(yù)算”和“施工預(yù)算”的是控制關(guān)系，因?yàn)楣臼窃凇昂贤A(yù)算”的基礎(chǔ)上以一定的成本降低額向工程項(xiàng)目部下放利潤節(jié)約指標(biāo)。而“實(shí)際成本”與“施工預(yù)算”則反映了項(xiàng)目部的利潤?！叭惴治觥笔枪境杀究刂坪统杀痉治龅幕A(chǔ)，是控制項(xiàng)目實(shí)際成本的依據(jù)。
(1)通過從各個業(yè)務(wù)模塊自動讀取數(shù)據(jù)，對每個階段、分部分項(xiàng)的實(shí)際成本、計(jì)劃成本、目標(biāo)成本和合同成本進(jìn)行動態(tài)比較、分析和預(yù)警，從而使領(lǐng)導(dǎo)層隨時掌握項(xiàng)目的支出和利潤情況。
“合同預(yù)算” —“施工預(yù)算”=企業(yè)的計(jì)劃利潤空間
“合同預(yù)算”—“實(shí)際成本”=企業(yè)的實(shí)際利潤空間
“施工預(yù)算”—“實(shí)際成本”=項(xiàng)目部的實(shí)際利潤空間
(2)掙值（贏得值BCWP）分析：
贏得值也稱掙值或盈余值，是一種能全面衡量工程進(jìn)度、成本狀況的整體方法，其基本要素是用貨幣量代替工程量來測量工程的進(jìn)度，它不以投入資金的多少來反映工程的進(jìn)展，而是以資金已經(jīng)轉(zhuǎn)化為工程成果的量來衡量，是一種完整和有效的工程項(xiàng)目監(jiān)控指標(biāo)和方法；系統(tǒng)嚴(yán)格參照國家《建設(shè)工程項(xiàng)目管理規(guī)范》（GB/T50326-2001）和C/SCSC規(guī)范進(jìn)行設(shè)計(jì)。
工程項(xiàng)目的嚴(yán)密組織是使用贏得值原理進(jìn)行費(fèi)用/進(jìn)度綜合控制的基礎(chǔ)。因?yàn)橼A得值的測量和評估是建立在各層次的進(jìn)度計(jì)劃的基礎(chǔ)上，并以各層次的進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算進(jìn)行資源分配為依據(jù)的，因此贏得值也反映了項(xiàng)目管理者的管理水平。